Dasar-dasar Proses Pengawasan
- Pengertian
Pengawasan
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan
pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the
process of measuring performance and taking action to ensure desired results.
Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang
terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of
ensuring that actual activities conform the planned activities.
Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang
dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual
sesuai dengan hasil yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu
Swasta “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa
kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan
menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara
pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan
dan rencana yang berarti”.
Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk
menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik
informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah
ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut,
serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa
semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan
seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari
beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan
merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya
pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan
berjalan dengan baik.
- Tipe-tipe
Pengawasan
Tipe pengawasan menjadi tiga tipe
dasar, yaitu preliminary control, concurrent control dan feedback
control. Ketiga hal tersebut digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2.2 Tipe Pengawasan
Pengawasan pendahuluan (preliminary
control). Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya
deviasi?deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber?sumber daya yang digunakan
pada organisasi?organisasi. Sumber?sumber daya ini harus memenuhi syarat?syarat
pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan. Para
pegawai atau karyawan perlu memiliki kemampuan, baik kemampuan fisik ataupun
kemampuan intelektual untuk melaksanakan tugas?tugas yang dibebankan kepada
mereka. Bahan?bahan yang akan digunakan harus memenuhi kualitas tertentu dan
mereka harus tersedia pada waktu dan tempat yang tepat. Di samping itu, modal
harus pula tersedia agar dapat dicapai suplai peralatan serta mesin?mesin yang
diperlukan. Akhirnya sumber-sumber daya finansial harus pula tersedia dalam
jumlah dan waktu yang tepat.
Pengawasan pada saat pekerjaan
berlangsung (concurrent control). Memonitor pekerjaan yang berlangsung
guna memastikan bahwa sasaran?sasaran telah dicapai. Alat prinsip dengan apa
pengawasan dapat dilaksanakan adalah aktivitas para manajer yang memberikan
pengarahan atau yang melaksanakan supervisi.
Pengawasan feedback (feedback
control). Memusatkan perhatian pada hasil?hasil akhir. Tindakan korektif
ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi?operasi aktual.
Tipe pengawasan ini mencapai namanya dari fakta bahwa hasil?hasil historikal
mempengaruhi tindakan?tindakan masa mendatang.
Selain itu terdapat tiga tipe
pengawasan lainnya, antara lain:
- Pre control. Control that takes place before work is performed is called pre control, or feed?forward control. Managers using this type of control create policies, procedures, and rules aimed at eliminating behavior that will cause undesirable work results … In sum, pre control focuses on eliminating predicted problems.
- Concurrent Control. Control that takes place as work is being performed is called concurrent control. It relates not only to employee performance, but also to such non human areas as equipment performance and department appearance
- Feedback Control. Control that concentrates on past organizational performance is called feedback control. Managers exercising this type of control are attempting to take corrective action by looking at organizational history over a specified time period
Terdapat tiga fase pengawasan,
yaitu (1) pengawasan awal, (2) pengawasan tengah berjalan, dan (3) pengawasan
akhir. Lebih lanjut Maman Ukas memperjelas bahwa:
Maksud dari pada pengawasan awal
yang mendahului tindakan adalah tiada lain untuk mencegah serta membatasi
sedini mungkin kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan sebelum terjadi.
Dengan kata lain tindakan berjaga-jaga sebelum memulai suatu aktivitas.
Sedangkan pengawasan tengah berjalan dilakukan untuk memantau kegiatan yang
sedang dilaksanakan. Dengan cara membandingkan standar dengan hasil kerja,
sehingga perlu ada tindakan-tindakan korektif untuk menghindari
penyimpangan-penyimpangan. Bukan hanya manajer yang bertindak, tetapi bawahan
pun dapat melakukannya untuk dapat memberikan masukan pada organisasi bagi
tindakan-tindakan perencanaan yang akan berulang di masa yang akan datang.
Sebenarnya pengawasan akhir tidak berdiri sendiri tetapi merupakan hasil
kombinasi pada pengawasan awal dan tengah.
Gambar 2.3 Lingkup Waktu Pengawasan
Berdasarkan pendapat para ahli di
atas, dapat diketahui bahwa pelaksanaan pengawasan terhadap suatu aktivitas
kerja dapat dilakukan sebelumnya, sedang berjalan dan sesudah proses kegiatan
berakhir. Dengan demikian, maka sistem pengawasan harus dirancang sesuai dengan
kegiatan-kegiatan tepat pada waktunya.
- Tahap-tahap
Proses Pengawasan
Tahap Proses Pengawasan :
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada
suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat
universal yakni:
1. mengukur hasil pekerjaan,
2. membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan),
3. mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.
1. mengukur hasil pekerjaan,
2. membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan),
3. mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.
Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan.
• Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
• Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.
• Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan
• Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan¬-penyimpangan yang terjadi.
• Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
• Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.
• Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan
• Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan¬-penyimpangan yang terjadi.
- Pentingnya
Pengawasan
Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu
ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi
atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi
pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya
pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang
memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para
pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
- Perancangan
Proses Pengawasan
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa
proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan
organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan
fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.
- Bidang-bidang
Pengawas-an Strategik
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :
A.Transaksi Keuangan
1.Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
2.Manajemen Kas (Cash Management)
3.Pengelolaan Biaya (Cost Control)
B.Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
C.Operasi-operasi Produktif
A.Transaksi Keuangan
1.Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
2.Manajemen Kas (Cash Management)
3.Pengelolaan Biaya (Cost Control)
B.Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
C.Operasi-operasi Produktif
- Alat Bantu
Pengawasan Manajerial
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3) Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaranjuga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaranjuga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
- Management
By Exception (MBE)
Management
By Exception memiliki kedua aplikasi bisnis umum dan aplikasi bisnis intelijen . Pengecualian
bisnis umum adalah kasus yang menyimpang dari perilaku normal dalam
suatu proses bisnis dan perlu dirawat dengan cara yang unik , biasanya
dengan campur tangan manusia . Perjuangan
mereka mungkin mencakup : proses penyimpangan , masalah infrastruktur
atau konektivitas , penyimpangan eksternal , miskin aturan bisnis yang
berkualitas , data yang cacat , dll Management by exception di sini
adalah praktek menyelidiki , penyelesaian dan penanganan kejadian
tersebut dengan menggunakan staf ahli dan perangkat lunak . Manajemen yang baik dapat berkontribusi untuk efisiensi proses bisnis . Seringkali dalam kasus ini proses akan disebut manajemen pengecualian ,
sebagai kasus luar biasa bukan satu-satunya fokus kebijakan manajerial ,
dan manajemen pengecualian ( sebagai lawan manajemen dengan
pengecualian ) menunjukkan aplikasi yang lebih moderat dari proses.
Manajemen dengan pengecualian bila diterapkan pada intelijen bisnis terdiri dari fokus dan analisis anomali statistik yang relevan dalam data . Sementara semua data dicatat , keahlian domain harus diterapkan sehingga hanya data yang menyimpang dari apa yang diharapkan atau standar dalam bisnis atau industri dibawa ke perhatian manajer . Sebagai contoh, jika semua produk menjual di volume mereka diharapkan untuk kuartal tersebut , kecuali satu produk tertentu yang berkinerja buruk atau overperforming dengan margin statistik yang relevan , hanya data untuk produk yang akan disampaikan kepada manajer untuk penyelidikan lebih lanjut dan penemuan akar penyebab . Manajemen dengan pengecualian dapat membawa ke depan kesalahan bisnis dan kelalaian , strategi efektif yang perlu diperbaiki , perubahan dalam kompetisi dan peluang bisnis . Manajemen dengan pengecualian ini dimaksudkan untuk mengurangi beban manajerial dan memungkinkan para manajer untuk menghabiskan waktu mereka lebih efektif di daerah-daerah di mana ia akan memiliki dampak yang paling .Manajemen Exception juga memiliki aplikasi IT . Saat menulis kode , jika programmer melihat bahwa akan ada kasus luar biasa di mana asumsi yang telah ditetapkan dari aplikasi akan dilanggar , [ 4 ] programmer akan perlu berurusan dengan pengecualian bahwa pemrograman dari awal .
Manajemen dengan pengecualian bila diterapkan pada intelijen bisnis terdiri dari fokus dan analisis anomali statistik yang relevan dalam data . Sementara semua data dicatat , keahlian domain harus diterapkan sehingga hanya data yang menyimpang dari apa yang diharapkan atau standar dalam bisnis atau industri dibawa ke perhatian manajer . Sebagai contoh, jika semua produk menjual di volume mereka diharapkan untuk kuartal tersebut , kecuali satu produk tertentu yang berkinerja buruk atau overperforming dengan margin statistik yang relevan , hanya data untuk produk yang akan disampaikan kepada manajer untuk penyelidikan lebih lanjut dan penemuan akar penyebab . Manajemen dengan pengecualian dapat membawa ke depan kesalahan bisnis dan kelalaian , strategi efektif yang perlu diperbaiki , perubahan dalam kompetisi dan peluang bisnis . Manajemen dengan pengecualian ini dimaksudkan untuk mengurangi beban manajerial dan memungkinkan para manajer untuk menghabiskan waktu mereka lebih efektif di daerah-daerah di mana ia akan memiliki dampak yang paling .Manajemen Exception juga memiliki aplikasi IT . Saat menulis kode , jika programmer melihat bahwa akan ada kasus luar biasa di mana asumsi yang telah ditetapkan dari aplikasi akan dilanggar , [ 4 ] programmer akan perlu berurusan dengan pengecualian bahwa pemrograman dari awal .
- Management
Information System (MIS)
Sebuah
sistem informasi manajemen ( MIS ) memberikan informasi bahwa
organisasi perlu mengelola sendiri secara efisien dan efektif .
Sistem informasi manajemen biasanya sistem komputer yang digunakan untuk
mengelola . Lima
komponen utama : . 1 ) Hardware, 2 ) Software , 3 ) data ( informasi
untuk pengambilan keputusan ) , 4 ) Prosedur ( desain, pengembangan dan
dokumentasi ) , dan 5 ) Orang-orang ( individu, kelompok , atau
organisasi . . . . ) . Sistem informasi manajemen yang berbeda dari sistem informasi lain
karena mereka digunakan untuk menganalisis dan memfasilitasi kegiatan
strategis dan operasional .
Sebuah sistem informasi manajemen memberikan manajer bisnis informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan . Komputer
bisnis awal yang digunakan untuk operasi sederhana seperti persediaan
pelacakan , penagihan , penjualan , atau data gaji , dengan sedikit
detail atau struktur (lihat EDP ) . Seiring
waktu , aplikasi komputer ini menjadi lebih kompleks , kapasitas
penyimpanan hardware tumbuh , dan teknologi ditingkatkan untuk
menghubungkan aplikasi yang sebelumnya terisolasi . Semakin
banyak data yang disimpan dan terkait , manajer mencari abstraksi yang
lebih besar serta lebih rinci dengan tujuan membuat laporan manajemen
yang penting dari baku , data yang tersimpan . Awalnya,
Sistem Informasi Manajemen " MIS " Istilah yang dijelaskan aplikasi
menyediakan manajer dengan informasi tentang penjualan , persediaan ,
dan data lain yang akan membantu dalam mengelola perusahaan . Seiring
waktu , istilah diperluas untuk mencakup : sistem pendukung keputusan ,
manajemen sumber daya dan manajemen sumber daya manusia , perencanaan
sumber daya perusahaan ( ERP ) , manajemen kinerja perusahaan ( EPM ) ,
manajemen rantai suplai ( SCM ) , customer relationship management ( CRM
) , manajemen proyek dan aplikasi pengambilan basis data .
- Karakteristik-karakteristik
Pengawasan yang efektif.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
-Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
-Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
-Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
-Adanya pengujian pendahuluan
-Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator
dan pemakai system
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
-Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
-Tepat waktu dalam pemakainya
-Menekan biaya secara efektif
-System yang digunakan harus tepat dan akurat
-Dapat diterima oleh yang bersangkutan
SUMBER:
