Pengorganisasian

PENGORGANISASIAN

Pengorganisaian (organizing) merupakan proses penyusunan stuktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupnya.

PENGERTIAN ORGANISASI DAN TEORI ORGANISASI

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian yaitu :

1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. Bagaimana organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatan, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3. Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas para karyawan.
4. Cara dalam mana manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.

Proses Pengorganisasian dapat ditunjukkan dalam tiga langkah yaitu :

1. Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan secara logic dapat dilaksankan oleh satu orang
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekasnisme untuk mengkoordinasi pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Aspek-aspek penting dalam organisasi dan proses pengorganisasian :

1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi (departementasi)
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat herarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen kelompok-kolompok informal yang tak dapat dihindarkan.

STRUKTUR ORGANISASI

 Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal degan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur specialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perencanaan struktur organisasi  sbb:

1. Strategi organisasi
2. Tehnologi yang digunakan
3. Anggota/karyawan dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
4. Ukuran organisasi

Unsur-unsur Struktur organisasi :

1. Specialisasi kegiatan
2. Standarisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja

   PEMBAGIAN KERJA

Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division labor) yang memungkinkan synergy terjadi.

Jika hal itu dilaksanakan secara ekstrim. Ini dapat menimbulkan kebosanan, keletihan, monoton, dan kehilangan motifasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efiseinsi.

B.BAGAN ORGANISASI FORMAL

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama struktur organisasi yaitu :

1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen

       Bentuk-bentuk bagan organisasi

Henry G.Hotgeshod ada 4 bentuk bagan organisasi:

1. Bentuk Pyramid
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Lingkaran

DEPARTEMENSI

DEPARTEMENTALISASI FUNGSIONAL

Mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.

Kebaikan pendekatan fungsional

• Menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui specialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
• Cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, butuh lebih sedikit ketrampilan dasar pribadi dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

Kelemahan struktur fungsional

• Menciptakan konfik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebahkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

 DEPARTEMENTALISASI DEVISIONAL

Organisasi devisional dapat mengikuti pembagian devisi-devisi atas dasar produk, wilayah, (geografis), langganan dan proses atau peralatan

1. Struktur organisasi divisional atas dasar produk
2. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah
3. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan

                   ORGANISASI PROYEK DAN MATRIK

1. Struktur organisasi proyek
2. Struktur organisasi matrik

Davis dan Lawrence menguraikan empat tahap perkembangan matrik :

1. Priramid Tradisional, dimana perintah dipersatukan pada tingkat atas
2. Hamparan sementara (temporary overly) dimana tim proyek menciptakan hanya untuk kebutuhan-kebutuhan khusus dan mendesak
3. Hamparan tetap (permanent overly) dimana tim proyek dilanjutkan untuk maksud-maksud terus menerus
4. Matrik dewasa (mature matrix) dimana kedua dimensi struktur telah tetap dan seimbang, dengan kekuasaan seimbang (sama0 dipegang baik oleh manajer fungsional ataupun manajer proyek

Kebaikan organisasi matriks :

1. Memaksimalkan efisiensi pengunaan manajer-manajer fungsional
2. Mengembangkan ketrampilan-ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategic
3. Melibatkan, memotivasi dan menatang karyawan serta memperluas pandangan manjemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan
4. Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kretifitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang aneka ragam
5. Menstimulsi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan berorientasi proyek
6. Membebaskan manajeen puncak untuk perencanaan

Kelemahan organisasi matriks :

1. Pertanggung jawaban ganda dapat menciptakan kebingunan dan kebijaksanan- kebijaksanan yang kontradiktif.
2. Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal
3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan-ketrampilan antar pribadi
4. Mendorong pertentangan kekuasaan yang lebih mengarah perdebatan dari pada kegiatan
5. Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki
6. Sangat mahal untuk diimplementasi.