Proses Perencanaan
Pengertian Perencanaan
Dalam
proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi
perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan
pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.
Menurut
George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating
of fact and the making and using of assumption regarding the future in the
visualization and formulating of proposed activities believed necessary to
achieve desired result”.
Dalam
pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:
- Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
- Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
- Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.
Pada
intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya
ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu
yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan
rencana kegiatan tertentu.
Empat Tahap Dasar Perencanaan
Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4
tahapan berikut ini.
Ø Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
Perencanaan
dimulai dengankeputusan-keputusan tentang
keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan
yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya
secara tidak efektif.
Ø Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang
hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian
tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang
akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat
dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua
inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat
melaluikomunikasi dalam organisasi.
Ø Tahap 3 : Mengidentifikasi segala kemudahan dan
hambatan.
Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan
perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai
tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan
ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin
menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan
kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian
esensi dari proses perencanaan.
Ø Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian
kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi
pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling
memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Perencanaan
Operasional
Perencanaan
operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih
sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan
manajemen tingkat bawah.
Perencanaan
Strategis
Perencanaan
strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai
tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan.
Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan
alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai
tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.
Faktor
Waktu dan Perencanaan
Perencanaan
merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk
pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun
komponen-komponen atau unsur-unsur.
Dari
sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara
lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri
dari penelitian pengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian;
pelaksanaan/ pengkomunikasian; monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara
singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan
Controlling). Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun
akademis. Dari masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang
tindih. Proses pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses
komunikasi.
Dari
sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu
man, money, material, dan method untuk mencapai tujuan.
Di samping faktor
proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses
komunikasi, seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back,
tujuan, dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.
Konsep
Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang
strategis di dalam menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari
perencanaan itu sendiri.
Perencanaan
merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan
bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha
mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material,
dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah
kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik
dari hasil penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya
berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi
akan menimbulkan kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan,
sering berkaitan dengan istilah goal dan objective di samping meliputi
pendekatan-pendekatan dan strategi yang harus diadakan.
Proses
perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah
menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki
berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam
penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung
rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus
disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan
berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit
untuk dilakukan.
Adapun
unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:
- Tujuan.
- Policy.
- Prosedur.
- Progress (kemajuan).
- Program.
Fungsi
dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling
penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan.
Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
- Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
- Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
- Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
- Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
- Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
Faktor
waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu
:
1.
Waktu sangat
diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2.
Waktu sering di
perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang
variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk
mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3.
Jumlah waktu yang
akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.
Factor
waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana
harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia
dan drajat ketetapan perencanaan manajemen.
Waktu
perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk
mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik
dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.
Penetapan Tujuan
Misi
Dan Tujuan Organisasi
Sebelum
organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud
organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud
organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar
yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan
mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni
mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
- Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
- Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya
2
unsur penting tujuan adalah :
- Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
- Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa
tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan
strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan
terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai
dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.
Fungsi Tujuan Organisasi
1.
Pedoman Bagi
Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi
tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang
harus dan tidak harus dilakukan
2.
Sumber Legitimasi,
akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan
dukungan dari lingkungan di sekitarnya
3.
Standar Pelaksanaan,
bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar
langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
4.
Standar
Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.
Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para
anggota
5.
Dasar Rasional
Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan
organisasi
Management by Objective (MBO)
Management
by Objective ( MBO ) digagas pertama kali oleh Peter F.Drucker yang merupakan
profesor, praktisi konsultan manajemen dari Claremont Graduate University atau
sekarang dikenal dengan nama Peter F.Drucker and Masatoshi Uto Graduate School
of Management.
MBO
digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik
harus menetapkan sasaran yang jelas dan secara terpadu agar goal atau tujuan
dapat tercapai secara efektif.
MBO
mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam
mencapai rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO
ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka
melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :
·
Tujuan yang ingin
dicapai oleh setiap bagian / bawahan.
·
Perencanaan yang akan
dilakukan setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama.
·
Standard pengukuran
keberhasilan pencapaian tujuan.
·
Prosedur untuk
mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.
Untuk
mencapai keberhasilan dalam MBO, dibutuhkan partisipasi aktif dari semua pihak
internal di perusahaan.
Pimpinan
dan karyawan di dalam perusahaan harus memiliki kesepakatan untuk mewujudkan
kinerja yang lebih baik, dimana dicapai melalui proses perencanaan dan
implementasi, serta melalui pengawasan bersama dan terintegrasi.
Untuk
pelaksanaan MBO, maka di butuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut :
·
Tahap Persiapan,
dimana menyiapkan dokumen-dokumen serta data-data yang diperlukan.
·
Tahap Penyusunan,
dimana menjabarkan tugas pokok dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam
organisasi, agar seluruhnya terintegrasi mencapai visi dan misi yang
dicanangkan oleh perusahaan. Merumuskan keadaan sekarang untuk membantu
identifikasi dan antisipasi masalah atau hambatan serta kemudahan-kemudahan.
·
Tahap Pelaksanaan,
dimana pelaksanaan seluruh kegiatan dan fungsi manajemen secara menyeluruh
seperti pengorganisasian, pengarahan, pemberian semangat dan motivasi,
koordinasi, integrasi dan sinkronisasi.
·
Tahap Pengendalian,
Monitor, Evaluasi dan Penyesuaian, dimana bertujuan tercapainya tujuan dan
sasaran yang tertuang dalam rencana stratejik ( Renstra ) melalui kegiatan
keseluruhan dalam perusahaan.
Penilaian
Kinerja diukur dengan : Efesiensi, Efektivitas, Kemanfaatan program dan
keberlanjutan program/kegiatan. Evaluasi dilaksanakan terahadap HASIL
(OUTCOMES) PROGRAM yang berupa DAMPAK DAN MANFAAT.
Dalam
penyusunan rencana, maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :
·
Apa yang akan di
kerjakan ? ( What ), tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan agar tercapainya
sasaran.
·
Dimana kegiatan akan
dilakukan ? ( Where ), perlu dipertimbangkan tempat pelaksanaan kegiatan yang dapat
mendukung kegiatan perencanaan tersebut.
·
Kapan waktu yang
tepat untuk melaksanakannya ? ( When ), dimana kemampuan untuk mengatur,
memilih dan memanfaatkan waktu yang tepat untuk melaksanakan rencana dan
eksekusi rencana tersebut.
·
Bagaimana, rencana
tersebut dilaksanakan ? ( How ), dengan metoda apa pelaksanaan rencana ini akan
di eksekusi.
·
Siapa yang menjadi
sasaran ? ( Who ), menentukan siapa sasaran dan siapa orang yang berkompeten
untuk melaksanakan rencana tersebut.
·
Mengapa ini dilakukan
? ( Why ), merupakan jawaban dari seluruh pertanyaan What, Where, When, How dan
Who. Berusaha melihat, apakah rencana-rencana tersbut apakah memiliki
kelemahan.
Pembuatan Keputusan
Tipe-Tipe Keputusan
Pengambilan
keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan
alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan
dibagi dalam 3 tipe :
·
Keputusan
terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga
dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd
manjemen tkt bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan
piutang,dll.
·
Keputusan setengah
terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram,
sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini
seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg
terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan
alokasi dana promosi.
·
Keputusan tidak
terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan
tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas.
Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk
didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar.
Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan
keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain
adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.
Proses pembuatan keputusan
1.
Pemahaman dan perumusan masalah
Manajaer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan
bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya
dipecahkan.
- Pengumpulan dan analisa data yang relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya
untuk membuat keputusan yang tepat.
- Pengembangan alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan
yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.
- Pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan
menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang
realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu
pemecahan masalah.
- Pemilihan alternatif terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan
ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
- Implementasi keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber
daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana
tugas, dengan mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang
diambil.
- evaluasi atas hasil keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah
berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.
KETERLIBATAN
BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN
Para
manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan,
keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan
keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.
1. Pembuatan
Keputusan Kelompok
Banyak
manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia
lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan
dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok
|
Kebaikan
|
Kelemahan
|
|
1.
Implementasi suatu
keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para
manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab,
keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa
bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
5.
Bila atasan
terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan,
keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar